Responsable de bureau et assistante administrative

Description du poste

Responsabilités du responsable de bureau :

• Superviser et soutenir toutes les tâches administratives du bureau et s'assurer que le bureau fonctionne correctement
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire
• Effectuer les tâches de réceptionniste : accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et les diriger
• Recevoir et trier le courrier entrant et les livraisons, et gérer le courrier sortant
• Élaborer des politiques et des procédures de bureau et s'assurer qu'elles sont mises en œuvre de manière appropriée
• Aider à la planification de l'aménagement du bureau et aux déménagements de bureau, ainsi qu'à la gestion et à la maintenance de l'infrastructure informatique
• Gérer le budget du bureau
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus et de la gestion du bureau, et concevoir et mettre en œuvre de nouveaux systèmes
• Fournir tout autre soutien administratif si nécessaire, notamment la planification de réunions de groupe, la tenue de calendriers, la recherche et la création de rapports

Responsabilités en matière d'administration et de soutien commercial :

• Communication : répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements sur les réseaux sociaux, et les diriger vers la personne appropriée
• Création de documents : saisir des lettres, des rapports et d'autres documents commerciaux
• Gestion des fichiers : tenir à jour les fichiers papier et informatiques, y compris les bases de données de contacts, les listes d'employés et l'inventaire
• Planification : réserver des réunions, des séminaires et des conférences, et coordonner les déplacements des employés
• Fournitures de bureau : surveiller les niveaux de stock et commander des fournitures
• Budget : aider aux activités budgétaires, y compris la comptabilité
• Service client : gérer les demandes des clients et fournir un service client
• Nouveaux programmes : aider à mettre en œuvre de nouveaux programmes, procédures, méthodes et systèmes
• Coordination des fournisseurs : travailler avec le personnel de maintenance et fournisseurs externes

Qualifications pour le poste de chef de bureau et d'assistant administratif

• Baccalauréat en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe
• 2 à 5 ans d'expérience professionnelle dans un rôle de gestion administrative/de bureau
• Capacité à gérer les demandes de propositions et à répondre aux besoins des clients
• Doit avoir une attention exceptionnelle aux détails
• Expert en marketing numérique et bon en documentation professionnelle appropriée
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, et capacité à établir des priorités
• Doit être autonome et motivé
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacités d'analyse
• Doit maîtriser Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word et autres ..) et Google produits

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